Зарплату готівкою виплачуватимуть інакше: що зміниться з 1 жовтня

З 1 жовтня українські роботодавці, які виплачують заробітну плату готівкою, зіткнуться з новою реальністю. Як повідомляє “Бухгалтер 911”, рішення Національного банку України про остаточне виведення з обігу монет номіналами 1, 2, 5 та 25 копійок створює серйозні юридичні та бухгалтерські виклики для бізнесу, що може призвести до штрафних санкцій.

Суть проблеми: вимога закону проти фінансових реалій

Історично українці попрощалися з монетами номіналом 1, 2 та 5 копійок ще кілька років тому, а з 1 жовтня 2025 року до них приєднається і 25-копійчана монета. Відтак, найменшим платіжним засобом у готівковому обігу залишиться монета номіналом 10 копійок.

Це створює правову колізію для роботодавців. Відповідно до статті 23 Закону України “Про оплату праці”, заробітна плата повинна виплачуватися “у грошових знаках, які мають законний обіг на території України”. Закон вимагає виплати точної нарахованої суми, аж до копійки. Проте фізична відсутність дрібних монет унеможливлює видачу готівкою суми, яка не є кратною 10 копійкам.

Наприклад, якщо нарахована зарплата працівника становить 15 455 гривень 77 копійок, видати цю суму готівкою стає неможливо. Роботодавець опиняється перед вибором: недоплатити або переплатити.

Ризики для роботодавця: недоплата чи бухгалтерські складнощі

Обидва варіанти дій несуть у собі приховані ризики.

• Недоплата. Округлення суми в менший бік (наприклад, виплата 15 455,70 грн замість 15 455,77 грн) є прямим порушенням трудового законодавства. Працівник у такому разі недоотримує частину зароблених коштів. Це може стати підставою для скарги до Державної служби України з питань праці, що загрожує роботодавцю перевіркою та значними штрафами.
• Переплата. Округлення в більший бік (виплата 15 455,80 грн) видається безпечнішим кроком, але створює проблеми для бухгалтерії. Податки та єдиний соціальний внесок (ПДФО, військовий збір, ЄСВ) розраховуються з точної нарахованої суми, а не з фактично виплаченої. Різниця в кілька копійок у звітності може трактуватися як борг працівника перед підприємством або як безповоротна фінансова допомога, що вимагає додаткового оподаткування та ускладнює облік.

Рекомендовані шляхи вирішення

Експерти з трудового права та фінансів радять роботодавцям не ризикувати та заздалегідь підготуватися до нових умов.

Основне рішення — перехід на безготівкові розрахунки. Для компаній, які виплачують зарплату на банківські картки, ця проблема не є актуальною, оскільки електронні транзакції дозволяють переказувати будь-які суми з точністю до копійки. Це найпростіший та найнадійніший спосіб уникнути юридичних ризиків.

Якщо ж збереження готівкової форми виплат є принциповим для частини працівників, можливі комбіновані варіанти:

• Заява від працівника. Працівник може написати заяву з проханням основну частину зарплати видавати готівкою, а залишок (суму до 10 копійок) перераховувати на його банківську картку або зараховувати як переплату в рахунок наступного місяця.
• Комбінована виплата. Роботодавець може зафіксувати у внутрішніх документах (за згодою працівників) порядок, за яким ціла частина зарплати виплачується готівкою, а дрібний залишок — на картковий рахунок.

“Будь-яке одностороннє рішення роботодавця про округлення суми, навіть якщо воно закріплене внутрішнім наказом, може бути оскаржене працівником, оскільки фактично змінює умови оплати праці. Найбільш безпечним є отримання письмової згоди від кожного співробітника щодо механізму розрахунку”, — коментують фахівці.

Особлива увага — при звільненні

Найбільш критичною ситуація є при остаточному розрахунку зі співробітником у день звільнення. Закон вимагає провести повний розрахунок без затримок. У цьому випадку будь-яка недоплата, навіть на одну копійку, є грубим порушенням, що може призвести до судового позову та стягнення з роботодавця середнього заробітку за весь час затримки розрахунку.

Тому при звільненні, якщо розрахунок відбувається готівкою, експерти радять однозначно переплатити, округливши суму в більший бік, та задокументувати це як премію чи матеріальну допомогу, аби “закрити копійки” та уникнути значно більших фінансових втрат.

Таким чином, виведення дрібних монет з обігу стає потужним стимулом для бізнесу остаточно перейти на сучасні безготівкові форми оплати праці, що мінімізує юридичні ризики та оптимізує бухгалтерський облік.