Оцифрування трудової книжки: як не втратити стаж та що буде після дедлайну

Українцям необхідно оцифрувати свої трудові книжки, щоб надійно захистити страховий стаж від втрати чи пошкодження паперових носіїв. Термін на виконання цієї процедури наближається до кінця, адже згідно із законом №1217-IX на перехідний період було відведено п’ять років.

Цей крок є обов’язковим для створення електронного реєстру, який у майбутньому забезпечить автоматичне призначення пенсій та спростить визнання стажу, набутого за кордоном.

Оцифрування трудової книжки — коли кінцевий термін

В Україні триває перехід на електронні трудові книжки (ЕТК), який згідно із законом №1217 має завершитися до 10 червня 2026 року.

Своєчасне оцифрування документів гарантує збереження даних і захищає від втрати часткової втрати страхового стажу або затримок при оформленні пенсії.

Для процедури необхідно відсканувати всі сторінки трудової книжки та документи, що підтверджують стаж, зокрема набутий до 2004 року.

Перевірити правильність записів або виправити неточності можна онлайн через особистий кабінет на порталі Пенсійного фонду чи у відповідному мобільному застосунку.

Чому важливо оцифрувати трудову книжку і які будуть наслідки, якщо цього не зробити

Електронна трудова книжка стає основним інструментом захисту даних від втрати чи знищення, а в разі правових суперечок вона матиме пріоритет над паперовим носієм, зазначають юристи.

Особливо важливо оцифрувати відомості про стаж, який був набутий до 1 січня 2004 року. Юристи зауважують, що дані про стаж, який був набутий після цієї дати вже автоматично внесені до реєстрів на підставі звітів роботодавців.

Своєчасний перехід на ЕТК дозволяє уникнути бюрократичних помилок та забезпечує автоматичне призначення пенсії в майбутньому.

Окрім того, для тих громадян, хто працював за кордоном, оцифрування трудової книжки полегшить визнання іноземного стажу.

Як роз’яснили у Пенсійному фонді України, навіть якщо трудова книжка не буде оцифрована до встановленого дедлайну (10 червня 2026 рік — Ред.), набутий страховий стаж не анулюється, а сам документ залишатиметься законною підставою для його підтвердження.

Проте зволікання може призвести до значних затримок при оформленні виплат, труднощів у відновленні даних у разі втрати фізичного документа та необхідності вирішувати питання через суд.

Своєю чергою роботодавці також несуть відповідальність за ведення електронного обліку, тому вчасне переведення трудового літопису в цифровий формат є гарантією соціального захисту для кожного громадянина.

Трудова підтягнулася автоматично: чому все одно потрібна перевірка

Згідно із роз’ясненням Пенсійного фонду, значна частина даних потрапляє до Реєстру застрахованих осіб автоматично — через звітність із Єдиного соціального внеску (ЄСВ), тому повторне внесення вже наявних даних не потрібне.

Однак оцифрування паперової книжки є критично важливим для осіб, яким пенсію призначили до 2021 року, але які продовжували працювати після цього.

Попри автоматизацію процесів, фахівці ПФУ радять кожному самостійно перевірити власну інформацію на електронному порталі, щоб виключити помилки в датах чи назвах організацій, спричинені людським фактором або технічними збоями, що можуть негативно вплинути на розрахунок стажу.

Що робити, якщо трудова книжка досі не оцифрована

Якщо у вас досі не оцифрована трудова книжка, для початку вам необхідно подати сканкопії паперової книжки. Це можна зробити в онлайн-форматі використовуючи кваліфікований електронний підпис (КЕП). Він необхідний для авторизації та підтвердження подання документів.

Для того, щоб подати дані через портал ПФУ (https://portal.pfu.gov.ua/) вам необхідно:

• зайти в особистий кабінет та авторизуватися;
• обрати розділ «Комунікації з ПФУ»;
• далі обрати вкладку «Відомості про трудові відносини»;
• заповнити потрібні поля і надати згоду на передачу та обробку персональних даних;
• додати скан-копії документів і натиснути кнопку «Підписати та відправити в ПФУ».

З результатами опрацювання заяви можна ознайомитись у розділі «Мої звернення».

Вимоги до сканкопій

У ПФУ наголошують, для того, щоб успішно оцифрувати трудову книжку, громадянам необхідно дотримуватися таких вимог:

• необхідно подавати сканкопії всіх заповнених сторінок трудової книжки у хронологічному порядку;
• сканкопії мають бути кольоровими;
• файли мають бути у форматі JPG або PDF, а розмір кожного з них не повинен перевищувати 1 МБ;
• важливо, щоб відскановані документи мали високу чіткість зображень: щоб усі реквізити, включаючи назву документа, серію, номер, дати, печатки, підписи та ПІБ власника, а також усі записи щодо трудового стажу були розбірливими;
• рекомендована якість сканування — 300 dpi, щоб забезпечити високу деталізацію;
• назви мають відповідати виду відсканованого документа.